【情報システム部/総務部の方必見!】リモートワーク時の課題をCiscoWebexを活用してWeb会議からチャットまでまるっと解決!

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はじめに

緊急事態宣言が解除されてから約半年。勤務形態もこの半年でかなり変化していることは皆さまも実感されていると思います。
弊社もコロナの感染拡大を受けて、在宅勤務や時差出勤などが導入され昨年に比べて大きく勤務形態が変わりました。在宅勤務の導入によって、「通勤時間が無くなり家族と過ごす時間が増えた」「交通費の支給が不要になった」など多くのメリットがある一方、『社員間のコミュニケーションがとりづらくなった』というデメリットを感じている方も多いのではないでしょうか。
弊社でも在宅勤務を導入した当初は、そのようなデメリットを感じていたのですが、Cisco Webexを活用することによってコミュニケーションを活性化することができました。
今回は弊社の実例を交えながら、Cisco Webexを活用したコミュニケーションの活性化についてお伝えしたいと思います!

そもそもWebexとは?

Cisco Webexとは、Ciscoが提供する世界で最も導入されているWeb会議システムです。
インターネット環境と端末(PCやタブレット)があれば、いつでもどこでもだれとでもコミュニケーションをとることができます。
詳しくはこちらを参照ください。
https://tsunagu.ndknet.com/solution/cisco-webex/

現在、Web会議ツールとしてCisco WebexなどWeb会議ツールをすでにご利用されている方も多いのではないでしょうか。
“zoomのようにWeb会議に特化した製品もございますが、CiscoWebexはWeb会議だけではなく、社内用のチャットツールとしても活用することが可能です!”
ここからは「Web会議ツールとしてのWebex」「チャットツールとしてのWebex」をご説明します。

Web会議ツールとしてWebex meetings

まずCisco WebexのWeb会議ツールとしての使い方をご紹介します。 Cisco WebexのWeb会議を「Webex meetings」といいます。
meetingsはマルチデバイスに対応しているため、パソコンやスマートフォンなどからWeb会議に参加できるほか、録画機能やコンテンツ共有など様々な機能を持っているため、これらの機能を活用して快適なWeb会議を行うことができます。

現在、弊社でもお客様との商談や、社内での打合せ、さらには社内研修など様々な場面でWebexmeetingを活用しています。

まずお客様とのコミュニケーションですが、コロナ以前はお客様との商談はやはり対面で行うことが基本でした。
コロナ禍になってからは対面での商談ができず、メールや電話などでコミュニケーションを図っていたのですが、やはり以前に比べてお客様と密接なコミュニケーションをとることが難しくなっていました。
しかしWebex meetingsを活用することで、メールや電話などでは伝わらない”お客様の表情”などを見ながら商談を進めることができるようになり、現在では以前感じていた”コミュニケーションがとりづらい”という感覚はかなり減っています。

そして社内のコミュニケーションですが、コロナ禍で在宅勤務など実施することで社員同士のコミュニケーションが減る中、「部下が在宅勤務中どのような業務を行っているのか分からない」「在宅勤務中は先輩社員に質問などがしづらい」などの課題が弊社内でもございました。
“そこでWebexmeetingsを利用して、週に一度顔を合わせることで、上司は部下の業務内容をしっかりと把握し、部下は業務上の不明点などを上司に質問することができ、コロナ以前のようなコミュニケーションをとることができました。

チャットツールとしてのWebex Teams

次にCiscoWebexのチャットツールとしての使い方をご紹介します。 CiscoWebexのチャットのことを「WebexTeams」といいます。

弊社では主に社員間のやり取りに活用しています。”コロナ以前では会社で立ち話や雑談をすることも多くありましたが、現在は難しいためメールするほどでもないちょっとした確認ややり取りなどはチャットで行うことで、密にコミュニケーションをとることができています。”

Webex Teamsのキャプチャ画面

さらに、Webex Teamsでは簡易的なWeb会議を開催することも可能です。 “Webex meetingsに比べて機能面などは劣りますが、会議予約などが不要ですぐに会議を開始できるため、個人間の簡易的な打合せなどを行うことができ、これもコミュニケーションの活性化に一役買っています。”

ちなみにこのWebex Teamsですが、Webex meetingの有償版ライセンスをご購入されましたらもれなくWebexTeamsもご利用いただくことができます!

まとめ

いかがでしたでしょうか。
お客様との商談や社内の会議では「meetings」、チャットや個人間の打合せは「Teams」のように使い分けて活用することで、コロナ禍であってもお客様、そして社内でコミュニケーションを密にとり円滑に仕事を進めることができます。
さらに大人数が参加するような大規模な会議でも「Webex meetings」は活躍します!

コミュニケーションの活性化のため、皆さまもCiscoWebexを利用してみませんか?

「まずは使用感などを試してみたい…」「費用を聞いてみたい…」などご要望がありましたら是非こちらからお問い合わせください!
皆様の業務効率化に少しでも貢献できるよう、精一杯のサポートをさせて頂きます!

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