Web会議を導入したら想像以上に便利過ぎました…
“Web会議 導入 メリット”と検索すると、様々なサイトでWeb会議を導入する大きなメリットとして下記のようなものがあげられています。
・交通費や宿泊費等のコスト削減
・コミュニケーションの活性化
弊社では社内のWeb会議ツールとしてCisco社のWebexを活用しています。
実際に業務でWebexを利用して上記のメリット以外にも様々なメリットを感じたので、このブログでは利用者目線でメリットをご紹介していきたいと思います。
TV会議からWeb会議への更改を検討されているご担当者様、Webexの導入を検討されているご担当者様必見です！
移動時間削減によって業務効率化！
Web会議を導入することによって、交通費や宿泊費が削減されることは広く知られていると思いますが、移動時間も削減することができます。
例えば、移動に1時間かかるとすると・・・
- 資料や見積の作成ができる
- 打ち合わせに参加できる
削減された1時間で上記のような作業を行うことができるため、業務効率化につながるのではないでしょうか。またWebexはWeb会議に音声（電話）で参加することも出来るので、移動中にWeb会議を行うことも出来ます。弊社でも外出先でPCなどが使用できない環境にいる場合、音声でWeb会議に参加したりするなど Webexをフル活用しています。
「 働き方改革」の推進を叫ばれている昨今、この Webexを活用し業務効率化を実現することで残業時間の削減などにもつながるのではないでしょうか。
迅速な情報共有によって案件進捗スピードUP！
通常の会議の場合、会議参加者の移動時間を加味したスケジュール調整が必要となるため会議の開催が遅くなってしまうことがあります。
これを“会議”から“Web会議”に変えると・・・
- スケジュール調整にかける時間が減り、スピーディーに会議を開催することができる
- スピーディーなWeb会議の開催により、会議参加者の情報共有のスピードが上がり、案件の進捗スピードもあがる
このようにスピード感を持って案件を進めることができます。
またWebexはPCだけではなくスマートフォンやタブレットからも参加できるためWeb会議を日常的に行うことができ、参加者間のコミュニケーションが活性化するといった効果も見込まれます。
録画機能によって情報共有を楽に！
会議では、終了後議事録を作成したりする手間が必要となります。
ここでWeb会議の録画機能を活用すると・・・
- 不参加者は録画を視聴してもらい、議事録作成の手間が軽減
- 録画を視聴するほうが声色が伝わり会議の内容把握がスムーズ
- 録画を見返しながら議事録を作成できるため作成者の負担が軽減
このように録画機能を使用することで情報共有が簡単になります。
Webexでは録画した会議はWebexサイト上に作成されるリンクから視聴することができます。弊社でもこの録画機能を活用し、議事録作成の手間を軽減しています。
資料共有機能によって印刷コストカット！
会議資料の印刷などを行い会議室のテーブルに並べる・・・といった作業を会議前に行っている会社も多いのではないでしょうか。
Web会議の資料共有機能を活用すると・・・
- 事前の資料印刷のコストやその時間を削減することができる
- 会議直前の資料修正を行うことができる
このように印刷コストが削減できるだけなく、時間も削減することができます。
Webexは参加者であれば誰でもプレゼンテーションを行うことができ、ウェブブラウザやアプリケーションの共有が可能です。弊社でも事前の資料印刷などは行わず、ペーパーレスな会議を行っています。
Webex…これだけではありません！
利用者目線でWebexのメリットを説明していきましたがいかがでしたでしょうか？
上記で説明した以外にもWebexを導入することのメリットは沢山ございます。導入メリットをもっと知りたい方、ぜひ弊社までお問い合わせください。ほかにも「デメリットは？」「導入したいけど何から始めればいいの？」といった疑問にもお答えいたしますので、お気軽にお問合せ頂ければ幸いです。
Webexを導入してコスト削減や業務効率化などを実現していきましょう！