この記事はウェビナーを開催してみたいけど、準備にかかる期間・必要なツールや手順などがよく分からない、そんな方の疑問にお答え致します。
こんにちは。日本電通のマーケティング担当の松村です。
私事ではございますが、今年度営業部からマーケティング担当に異動となり、ウェビナーを企画することになりました。私自身がリーダーとなっての初めての開催でしたので、何から始めればいいのか・・・など不安も多かったですが、先月無事開催することができました！
今回は、ウェビナー経験を通して得た開催手順やメリットなど、ノウハウを皆様にご紹介致します。
ウェビナーを開催してみたいけど、準備にかかる期間・必要なツールや手順などがよく分からない、そんな方の疑問にもお答え致します。
目次
ウェビナーってなに？
ウェビナーとはどういう意味か皆様はご存じでしょうか？
ウェビナー(webinar)とは、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を合わせた造語になり、Webセミナーやオンラインセミナーともよばれています。
コロナ禍でテレワークなどの働き方改革が推奨されている中、ビジネスでWeb会議システムを利用するシーンが増え、さらにセミナーや展示会などもオンライン化が進んでいます。
開催までのスケジュール を決めよう
まず、事業部でウェビナーを開催するきっかけとして、コロナ禍で中々営業活動が難しい中、マーケティング担当として事業部の売上に貢献する為の方法を検討していました。
施策の1つとしてウェビナー開催の企画の案を出したところ、賛同を得ることができ開催することになりました。
ただ、私自身が担当する初めてのウェビナー開催であった為、準備などは手探りの状態で始まりました。まず初めにウェビナー開催までのスケジュールを当日から逆算して立てました。
「ウェビナーに向けての準備スケジュール」
・１カ月前…申し込みサイト作成、 配信コンテンツ・アンケートの作成
・３週間前…申し込みサイト公開、集客開始
・１週間前…リハーサル
ウェビナー日程については、より多くの人に参加して頂けるように、月初と月末は避け、企画開始から一カ月後の日程にしました。本ウェビナープロジェクトのメンバー選定を決め、週に1回進捗会議を行い、管理を行いました。
集客方法はどうすればいいの？
集客方法は、さまざまな方法がありますが、弊社が実施した内容はこちらになります。※今回は新規顧客の獲得をターゲットにしておりましたので、営業が集客は行いませんでした。
・ダイレクトメールの送信(以前、問い合わせがあったユーザーなど)
・無料セミナー掲載サイトへ投稿
・Google広告の活用
上記の方法で実践したところ、営業から直接集客を行わなかったにも関わらず、当初の目標を上回る多くの申し込み者を獲得することが出来ました。
三週間という短期間での集客でしたが、想定以上の効果を得ることが出来ました！
リハーサルが重要
スケジュールを立てて、コンテンツ内容、集客方法を決めたら、次はリハーサルが重要となってきます！
リハーサルでは、できる限り本番と同じ環境で実施しましょう。当日では予想外トラブルが起きる可能性があります。トラブルを避けるためにも、リハーサルでは以下のことを気を付けて確認しました。
・計画した時間内での進行が出来ているか
・分かりやすい内容のプレゼン資料であるか
・ユーザー視点での画面の見やすさ、声量のボリュームは適切か
・映像の乱れなどないか、ネット環境は安定しているか
いよいよ本番！
完璧な準備を行ったところで、いよいよウェビナー当日です。
ウェビナー当日は、念には念を入れて最終リハーサルを行い、万全の態勢でウェビナーに挑みました。
想定外のトラブルもなく、スムーズに進行することが出来ました。
さらに予想以上の質問数を頂き、ウェビナー時間を延長してご質問に回答させていただきました。パネリスト(質問への回答者)の人数を多数用意していたため、回答のレスポンスを上げることが出来ました。
申込者が当日実際に視聴して頂けるかは、分かりません。期待と不安が入り混じりましたが…実際に申し込んで頂いた方の7割以上に視聴して頂けました。
また、アンケートを実施することで、今後の営業活動や次回のウェビナーの改善に繋げることができます。改善を行いながら、より質の良いウェビナーを繰り返し実施することで、多くの人に参加して頂けるようなウェビナーを開催することが出来ると考えています。
経験した上でのウェビナーのメリット、活用法
ここまで、初めてのウェビナー開催についてお話して来ましたが、弊社は過去にセミナーも開催した実績があります。
ウェビナーとセミナー、両者の開催経験を活かして、それぞれのメリット、デメリットについて紹介致します。
いかがでしょうか？
ウェビナーは製品やソリューションの紹介だけではありません。
採用活動や社内の研修会、全国拠点に案内する社内リリース、学校のオンライン授業など幅広い活用が想定できます。それぞれの目的に合わせて、使い分ける事をおすすめ致します。
次回ウェビナーの案内 ！
以上のご紹介は参考になりましたでしょうか？
ちなみにウェビナー開催時、弊社利用したツールは【Cisco Webex】になります。
