現代のビジネス環境において、情報技術（IT）の重要性はますます高まっています。企業が競争力を維持し、成長を続けるためには、効率的で安全なITインフラの構築と運用が不可欠です。しかし、すべての企業が社内に専任の情報システム部門を持つことは現実的ではありません。そこで注目されるのが「情シス代行」です。情シス代行とは、企業の情報システム部門の業務を外部の専門業者に委託するサービス（またはBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング））を指します。特に、迅速で親身な電話対応を売りにした情シス代行サービスは、企業にとって大きな魅力です。電話での対応でユーザーからの問合せ対応をすることで、ITに関する問題を迅速に解決し、安心して仕事に専念できます。本記事では、電話対応を強化した情シス代行のメリットや活用法、選び方について詳しく解説します。
目次
電話対応を最適に織り交ぜた情シス代行のメリット
電話対応を強化した情シス代行を選ぶ際には、企業のIT環境を最適化し、迅速なサポートを受けるために、重要なポイントを考慮する必要があります。適切な業者を選び、安心してITサポート業務を委託することで、業務効率を向上させることが可能になります。以下に、選定時に注目すべき主要な要素は以下の通りです。
情報シス代行サービスの多くは、利用者とのやり取りをメール、チャット等のコミュニケーションツールを使って受け付けています。受付は24時間365日可能ですが、利用者がITに詳しくない場合、片方向のコミュニケーションツールですと、解決するまでに何回かやり取りをしなければいけなく、時間も要してしまい、結果、普段の仕事に影響を与えてしまいます。
電話対応を強化した情シス代行サービスを利用することで、次のようなメリットが得られます。
・迅速な問題解決
電話対応を強化した情シス代行では、ITに関する問題が発生した際に、すぐに専門スタッフと直接話すことができます。これにより、問題の迅速な解決が可能となり、業務の中断を最小限に抑えることができます。特に緊急時には、電話での即時対応がユーザーに大きな安心感を与えます。
・親身なサポート
電話対応を通じて、利用者が解決したい問題や状況を直接ヒアリングでき、より親身なサポートが可能になります。各企業の特性や業務内容を理解した上で、最適なサポートが受けられます。これにより、企業は信頼できるパートナーとして情シス代行を活用することができます。
・柔軟な対応
電話でのコミュニケーションを通じて、企業の成長と変化を目的とした色々なDXソリューションに応じた柔軟なサービス提供が可能です。例えば、新しいシステムの導入やネットワークの拡張など、企業のニーズに合わせたカスタマイズに応じることができます。これにより、企業は常に最適なITサポートを受けることで、ビジネスの変化に迅速に対応することができます。
電話対応を強化した情シス代行のサービス内容
常に最適なITサポートを受け、ビジネスの変化に迅速に対応することができる情シス代行で、企業のニーズに合わせたカスタマイズを受けるサービスは、大きく以下の3サービスがあります。
・ネットワーク管理
電話でのサポートを通じて、ネットワークの遠隔監視、トラブルシューティングなどのサポートを提供します。これにより、企業は安定したネットワーク環境を維持でき、業務に支障が出ない運用を持続します。
・セキュリティ対策
データ保護やウイルス対策、セキュリティポリシーの策定など、企業の情報資産を守るための包括的なセキュリティ対策を電話でのサポートを通じて提供します。情報漏洩やサイバー攻撃のリスクを事前に把握することで、企業の信頼性を持続します。
・システム運用管理
サーバー管理やソフトウェアのアップデート、バックアップ管理など、日常的なシステム運用を電話での応対を通じてサポートします。これにより、企業は安心して仕事に専念でき、ITインフラの安定稼働を確保できます。
電話対応を強化した情シス代行の選び方
電話対応を強化した情シス代行を選ぶ際には、企業のIT環境を最適化し、迅速なサポートを受けるために、重要なポイントを考慮する必要があります。適切な業者を選び、安心してITサポート業務を委託することで、業務効率を向上させることが可能になります。以下に、選定時に注目すべき主要な要素は以下の通りです。
・信頼性と実績
電話対応を重視する情シス代行業者を選ぶ際、過去の実績や顧客の声を確認することが重要です。安心して業務を委託するには、信頼できる業者を選ぶことです。業者の信頼性を評価するには、顧客のレビュー、業界での評判などを参考にすると良いでしょう。
・サービスの柔軟性
企業のニーズに合わせたサービスのカスタマイズが可能かどうかを確認しましょう。柔軟なサービス提供が可能な業者は、企業の成長に合わせたサポートを提供していただけるでしょう。特に、日々のIT保守運用サービスと合わせて、企業の特定のニーズに応じたＤＸソリューションを提供できるかを確認することが重要です。
・コストパフォーマンス
価格とサービス内容のバランスを考慮することも重要です。コストパフォーマンスの高い業者を選ぶことで、限られた予算で最大の効果を得ることができます。業者の提供するサービス内容と価格を比較し、最適な選択を行いましょう。
導入事例
一例として、情報システム部が本社にしかなく、全国の支店や工場でのIT機器の障害対応にお客様が移動する負担が大きいため、リモートで対応してくれる企業を探していました。そこで、情シス代行を支援する「駆付けサービス」を提案し、IT機器の障害発生時の切り分け、遠隔電源操作、予備機との入替作業の補助、拠点移転時の機器移設・回線開通立ち合いなど、きめ細かなサービスを提供しました。その結果、業務と費用の軽減、本来のIT部門が行うべき業務に集中できた、顧客満足度の向上につながったなど、お客様の希望に沿った柔軟な対応ができ、お客様から高評価をいただきました。
まとめ
電話対応を強化した情シス代行は、企業のIT環境を最適化し、ビジネスを加速させるための強力なサービスだと言えます。今後もその重要性は増していくと予測されます。企業は情シス代行を活用することで、本来のビジネスに集中することで、市場での競争力を高め、持続的な成長を実現することができます。特に、中小企業にとっては、限られたリソースを最大限に活用するための有効な手段となるでしょう。
